Wymagane dokumenty: wniosek z uzasadnieniem zmiany, koniecznie jest przedstawienie dowodu osobistego (do wglądu) lub innego dokumentu ze  zdjęciem, którym można potwierdzić tożsamość osoby, odpis skrócony aktu urodzenia w wypadku osoby niezamężnej (kawaler, panna), wdowy, wdowca  i osoby po rozwodzie, jeżeli akt został sporządzony w innym Urzędzie Stanu Cywilnego.

Jeżeli zmiana nazwiska dotyczy rodziny, to każdy z małżonków występuje z odrębnym wnioskiem  i do wniosku dołącza - żona - odpis skrócony aktu urodzenia i małżeństwa - jeżeli akty sporządzone zostały w innym USC; mąż - do wniosku dołącza swój odpis skrócony aktu urodzenia i odpisy zupełne małoletnich dzieci -  jeżeli akty sporządzone zostały w innym USC, zgoda dzieci, które ukończyły 14 lat.

Jeżeli z wnioskiem występuje kobieta po rozwodzie, wówczas do zmiany nazwiska małoletniego   dziecka dodatkowo konieczna jest zgoda ojca, który jest prawnym opiekunem, a w wypadku  pozbawienia praw rodzicielskich - orzeczenie sądu.

Jeżeli z wnioskiem o zmianę nazwiska dziecka występuje rodzina zastępcza - zgoda sądu.

Zmiana imion i nazwisk odbywa się w formie decyzji administracyjnej, która wydawana jest w okresie 30 dni od daty złożenia wniosku.

Odwołanie od decyzji wnosi się do Wojewody Świętokrzyskiego w Kielcach za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Smykowie w terminie 14 dni od dnia przyjęcia treści decyzji do wiadomości. Opłata skarbowa, płatna w kasie Urzędu Gminy w Smykowie, wynosi 37 zł. za decyzję o zmianie nazwiska, 22 zł. za decyzję o ustaleniu brzmienia i pisowni imienia lub nazwiska.

Spawę prowadzi Urząd Stanu Cywilnego, pok. nr 5.