Wymagane dokumenty: karta zgonu wydana przez lekarza stwierdzająca zgon i jego przyczynę, pisemne zgłoszenie prokuratury lub policji, gdy okoliczności zgonu są przedmiotem postępowania tego organu. Koniecznie jest przedstawienie dowodu osobistego lub innego dokumentu ze zdjęciem, którym  można potwierdzić tożsamość osoby zgłaszającej zgon (do wglądu). Dowód osobisty osoby zmarłej (paszport w przypadku zgonu cudzoziemca). Dowód osobisty współmałżonka, względnie odpis skrócony aktu małżeństwa, gdy osoba zmarła pozostawała w związku małżeńskim. Rejestracja zgonów prowadzona jest w formie aktów zgonów, w księgach stanu cywilnego i odbywa się „od ręki”, przy zgłaszaniu zgonu, bez opłaty skarbowej. Zgłaszający otrzymuje trzy, bezpłatne egzemplarze odpisów skróconych aktów zgonu.

Sprawę prowadzi Urząd Stanu Cywilnego, pok. nr 5.